برای سرویس دهی در نرم افزار تاکسی سرویس ابریشم باید وارد پنل سرویس دهی شوید برای اینکار در صفحه اول نرم افزار دکمه "صفحه سرویس دهی" را کلیک کنید. تمای فعالیت سرویس دهی در همین صفحه انجام می شود. تمامی ابزارهای لازم بصورت منظم در همین صفحه قرار داده شده است.
زمانیکه یک تماس تلفنی جدید دریافت می کنید بلافاصله شماره تلفن بصورت یک سطر جدید نمایش داده می شود. هر سطر مربوط به یک تماس و یک سرویس است. چندین حالت ممکن است:
1- شماره تلفن تماس گیرنده برای نرم افزار ناشناس است و برای هیچ اشتراکی در نرم افزار ثبت نشده است: در این حالت باید اطلاعات مشتری شامل نام و آدرس مشتری برای استفاده در دفعات بعد ذخیره شود.
2- شماره تلفن تماس گیرنده برای نرم افزار شناخته شده است و برای یک اشتراک قبلا ثبت شده است که در این حالت ، نرم افزار به سرعت اطلاعات مشتری شامل نام ، کد اشتراک و آدرس مشتری را در همان سطر نمایش می دهد. بنابراین شما قبل از اینکه گوشی تلفن را بردارید اطلاعات کامل تماس گیرنده را می بینید.
3- مشتری بصورت حضوری به درب موسسه (تاکسی تلفنی) مراجعه کرده است (تماس نگرفته است) و درخواست سرویس می کند : در این حالت می توانید اشتراک وی را یافته و به صفحه اضافه کنید و سرویس دهی کنید و یا اینکه بصورت حضوری سرویس دهید (مشتری ناشناس).
در این قسمت حالت شماره 2 را بررسی می کنیم یعنی فرض می کنید که اطلاعات تماس گیرنده از قبل در سیستم وجود دارد. در دو بخش بعدی سایر موارد را بررسی می کنیم (مثلا اشتراک 2316 در تصویر زیر تماس گرفته است که بصورت یک سطر جدید در بالای لیست نمایش داده می شود).
زمانی که شماره تماس گیرنده برای یک مشتری ثبت شده باشد با تماس وی ، اطلاعات اشتراک وی شامل شماره اشتراک ، نام و آدرس بهمراه شماره تلفن تماس گرفته شده نمایش داده می شود (مثلا اشتراک 2316 در تصویر زیر تماس گرفته است که بصورت یک سطر جدید در بالای لیست نمایش داده می شود).
در ادامه باید مقصد و سپس راننده را برای سرویس دهی انتخاب کنید. (البته اگر نمی خواهید مقصد را برای سرویس ها ثبت کنید می توانید آن را در قسمت تنظیمات غیرفعال کنید. بخش تنظیمات نرم افزار را ببینید.)
برای تعیین مقصد سرویس در ستون "مقصد" در همان سطر دابل کلیک کنید (یا دکمه اینتر در صفحه کلید را بزنید) بنابراین در همان قسمت باکس انتخاب مقصد باز می شود. نرم افزار بطور خودکار مقصدهای قبلی را که این مشتری قبلا به آنها سرویس گرفته است را پیشنهاد می کند که می توانید هر کدام از آنها را انتخاب کنید (توجه کنید که مشتریان معمولا به مقصدهای تکراری سرویس می گیرند که این سیستم انتخاب مقصد مشتری را بسیار تسریع و آسان می کند). برای انتخاب مقصد پیشنهاد شده می توانید روی آن کلیک کنید و یا اینکه عدد کناری آن را در صفحه کلید بزنید تا به سرعت آن مقصد انتخاب شود.
برای انتخاب مقصدی غیر از مقصدهای پیشنهادی نرم افزار ابتدا دکمه صفر صفحه کلید را بزنید (سایر) سپس تنها کافیست بخشی از نام مقصد را تایپ کنید تنها با تایپ یک یا دو حرف ، نرم افزار به سرعت مقصد مورد نظر را می یابد که با زدن دکمه اینتر انتخاب می شود.
پس از انتخاب مقصد باید راننده را برای سرویس انتخاب کنید. مشابه قبل در ستون راننده در سطر مورد نظر دابل کلیک کنید (یا کلید اینتر را بزنید) تا باکس انتخاب راننده باز شود. نرم افزار بطور خودکار راننده های در نوبت سرویس را پیشنهاد می کند (اگر چندین ایستگاه تعریف کرده باشید و ایستگاه مشتری نیز در تعریف آن مشخص باشد نرم افزار بطور خودکار فقط راننده های حاضر در آن ایستگاه را پیشنهاد می کند) حالا می توانید راننده مورد نظر را انتخاب کنید تنها کافیست عدد کنار نام راننده را در صفحه کلید بزنید (مثلا برای انتخاب راننده اول در لیست دکمه یک در صفحه کلید را بزنید). بنابراین راننده انتخاب و به سرویس ارسال می شود. برای انتخاب راننده ای غیر از راننده های پیشنهاد شده ، دکمه صفر در صفحه کلید را بزنید (سایر) و سپس کد یا بخشی از نام راننده را بزنید تا نرم افزار به سرعت راننده مورد نظر را بیابد سپس کلید اینتر را بزنید تا انتخاب و به سرویس ارسال شود.
با انتخاب راننده ، فیش سرویس چاپ می شود و نرم افزار از بلندگوی کامپیوتر اعزام راننده به سرویس را اعلام می کند. همچنین طبق تنظیمات شما ، پیامک به راننده و مشتری ارسال می شود.
این تمام کاری بود که برای سرویس دهی باید انجام دهید. انجام این دو مرحله به زمان بسیار کمی نیاز دارد و در عرض چند ثانیه قابل انجام است. نرم افزار بسیاری از موارد را اتوماسیون می کند.
پس از اینکه راننده از سرویس برگشت ، باید مبلغ دریافتی وی را ثبت کنید. برای اینکار در ستون "مبلغ نهایی" دابل کلیک کرده و مبلغ را وارد کرده و اینتر را بزنید که مبلغ سرویس ثبت شده و سرویس از صفحه حذف می شود. توجه کنید که تنها سرویس های در حال انجام در صفحه نمایش داده می شود تا صفحه کاری شما شلوغ نشود.
درصورتیکه تعداد زیادی سرویس در صفحه وجود دارد و شما نمی توانید سرویس مربوط به یک راننده را برای ثبت مبلغ پیدا کنید. به راحتی در گوشه بالا راست در باکس "راننده" ، راننده مورد نظر را انتخاب کنید (تنها با تایپ کد و یا بخشی از نام راننده) که نرم افزار به سرعت تنها سرویس های آن راننده را نمایش می دهد. حالا به راحتی می توانید مبلغ سرویس های آن راننده را ثبت کنید. در نهایت برای برگشت به حالت عادی و نمایش تمامی سرویس ها ، دکمه ESCرا در صفحه کلید بزنید.
زمانیکه روی یک سطر در صفحه کلیک کنید اطلاعات چند تماس قبلی مربوط به آن مشتری در گوشه بالا چپ صفحه ، نمایش داده می شود. مثلا اینکه سه دقیقه پیش تماس گرفته است و راننده 4 برای وی ارسال شده است. همچنین تعداد سرویس این مشتری تاکنون و برخی اطلاعات دیگر نمایش داده می شود.